Gewohnheiten bestimmen einen Großteil unseres alltäglichen Verhaltens und sind auch im Arbeitskontext für Gesundheit, Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit von entscheidender Bedeutung. Wissenschaftliche Erkenntnisse zeigen, warum Arbeitsgewohnheiten so wirkungsvoll sind und wie sich positive Arbeitsgewohnheiten gezielt entwickeln lassen. Mithilfe von Wenn-Dann-Plänen können Sie hilfreiche Gewohnheiten etablieren und dadurch produktiver und motivierter durch den Arbeitstag gehen.
Gewohnheiten sind Verhaltenstendenzen, die wir erlernt haben und die automatisch ablaufen, sobald wir uns in einem bestimmten Kontext befinden (Wood & Neal, 2007). Gewohnheiten entstehen dabei durch die regelmäßige Wiederholung eines Verhaltens unter den immer gleichen kontextuellen Bedingungen. Denn so wird das Verhalten mental mit dem Kontext verknüpft, bis es schließlich automatisch ausgeführt wird, sobald wir uns in diesem Kontext befinden (Lally et al., 2010). Das heißt beispielsweise, wir putzen unsere Zähne oft automatisch, sobald wir morgens nach dem Frühstück das Bad betreten, da wir diese Verbindung über Jahre hinweg gelernt haben. Dass die richtigen Alltagsgewohnheiten positive Konsequenzen haben, ist weithin bekannt. Beispielsweise sind gesunde Alltagsgewohnheiten, wie das tägliche Zähneputzen oder konsequente sportliche Aktivitäten, entscheidend für die Erhaltung der Gesundheit (Gardner, 2015).
Gewohnheiten im Arbeitskontext
Auch im Arbeitskontext entwickeln Menschen wünschenswerte und weniger wünschenswerte Gewohnheiten (Sonnentag et al., 2022). Wünschenswert sind Gewohnheiten dann, wenn sie förderlich für die Erreichung individueller oder unternehmensbezogener Ziele sind. Zum Beispiel können Journalist*innen oder Wissenschaftler*innen feste Schreibzeiten (z. B. immer die ersten beiden Stunden des Arbeitstages) etablieren, um ihre Produktivität zu steigern, oder Arbeitsteams gemeinsame Pausenroutinen entwickeln, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Gewohnheiten sind deswegen so mächtig, weil sie automatisch ablaufen (Lally & Gardner, 2013; Wood & Neal, 2007). Das heißt, man tut etwas, ohne sich bewusst daran erinnern und darüber nachdenken zu müssen. Sobald ein bestimmtes Verhalten zur Gewohnheit geworden ist, fällt es Menschen folglich sehr leicht, dieses Verhalten auszuführen. Das spart Zeit und Ressourcen (Chae & Choi, 2019; Ohly et al., 2006).
Besonders im Arbeitskontext sind Zeit und Ressourcen oft knapp, daher ist es sinnvoll, förderliche Verhaltensweisen als Gewohnheiten zu verankern. So erfordert ihr Ausführen keinen zusätzlichen Aufwand, wodurch Energie direkt in die Arbeit fließen kann und Produktivität sowie Arbeitsengagement steigen. Beispielsweise kann das Einführen von festen Zeiten für konzentriertes Arbeiten an bestimmten Arbeitsorten dazu führen, dass Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, automatisch zur gewohnten Zeit am gewohnten Ort erledigt werden. Man macht sich also keine Gedanken mehr, wann man diese Aufgaben erledigt, sondern legt direkt los, sobald die gewohnte Zeit eintritt und man sich am gewohnten Ort befindet.
Studie zeigt: Durch Wenn-Dann-Pläne lassen sich Gewohnheiten gezielt fördern
Wenn-Dann-Pläne sind eine in der psychologischen Forschung bewährte Methode, um Gewohnheiten zu fördern (Adriaanse & Verhoeven, 2018; Bamberg, 2002; Webb et al., 2010). Wenn-Dann-Pläne legen genau fest, wann, wo und wie ein bestimmtes Verhalten ausgeführt werden soll (Gollwitzer, 1993). Beispielsweise könnte man eine Verbesserung der Arbeitsorganisation mit folgendem Wenn-Dann-Plan angehen: „Wenn ich mit der Arbeit fertig bin, dann räume ich meinen Schreibtisch auf und hefte abgeschlossene Dokumente ab.“ Durch die konkrete Festlegung des Verhaltens und des Zeitpunkts wird es leichter, das Verhalten im passenden Kontext umzusetzen, und die Bildung von Gewohnheiten wird unterstützt.
In einer kürzlich erschienenen Studie wurde systematisch untersucht, ob Wenn-Dann-Pläne dabei helfen, neue Arbeitsgewohnheiten zu etablieren, und ob diese Gewohnheiten positive Auswirkungen auf Produktivität und Arbeitsengagement haben (Trenz & Keith, 2024). Dazu wurden 72 Beschäftigte aus verschiedenen Branchen über einen Zeitraum von zehn Tagen begleitet, während sie versuchten, eine neue wünschenswerte Arbeitsgewohnheit zu entwickeln. Zwei Wochen später wurden die Teilnehmenden erneut befragt, um die Nachhaltigkeit der Effekte zu überprüfen. Die gewählten Gewohnheiten dienten entweder der Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz, zum Beispiel durch bewegte Pausen, oder der Unterstützung der Arbeitsleistung, zum Beispiel durch das Aufteilen von Aufgaben in kleinere Unteraufgaben.
Insgesamt kam die Studie zu folgenden Ergebnissen:
- Wenn-Dann-Pläne fördern Arbeitsgewohnheiten:
An Tagen, an denen Beschäftigte Wenn-Dann-Pläne formulieren, setzen sie ihre neue Arbeitsgewohnheit häufiger um und berichten eher, dass diese automatisch abläuft. - Gewohnheiten fördern Produktivität und Arbeitsengagement durch Automatisierung:
An Tagen, an denen Beschäftigte ihre neue Gewohnheit automatisch umsetzen, berichten sie höhere Produktivität und höheres Arbeitsengagement. Dabei war es unerheblich, welche Art von Gewohnheit etabliert wurde. - Die Effekte sind längerfristig haltbar:
Beschäftigte, die Wenn-Dann-Pläne während der zehntägigen Studie stärker nutzten, berichteten auch zwei Wochen später, dass sie ihre neue Gewohnheit häufiger zeigten, diese automatischer ablief und Produktivität und Arbeitsengagement höher waren.
Auf Gewohnheiten zu setzen lohnt sich – für Individuen und Unternehmen
Wie können Sie selbst Gewohnheiten nutzen?
Gewohnheiten laufen oft unbewusst ab und können den Arbeitsalltag entscheidend beeinflussen. Deshalb lohnt es sich, zunächst die eigenen Arbeitsgewohnheiten zu reflektieren: Welche Verhaltensweisen zeigen Sie immer in denselben Situationen?
Sicher gibt es auch in Ihrem Arbeitsalltag Verhaltensweisen, die Sie gerne häufiger ausführen würden. Vielleicht wünschen Sie sich fokussierte Arbeitsstunden, weil Sie kaum Zeit für konzentriertes Arbeiten finden. Oder Sie wünschen sich häufiger bewegte Pausen, weil Sie sich wegen des vielen Sitzens um Ihre Gesundheit sorgen. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, dieses Verhalten zur Gewohnheit zu machen, denn so werden Sie allmählich keine Ressourcen mehr aufwenden müssen, sondern das Verhalten automatisch zu einer bestimmten Zeit oder in einer bestimmten Situation ausführen. Eine wirksame Methode dafür sind Wenn-Dann-Pläne. Wenn Sie also ein neues Verhalten etablieren möchten, lohnt es sich, Ort und Zeit für das Verhalten täglich in einem Wenn-Dann-Plan festzuhalten.
Was kann auf Unternehmensebene getan werden, um positive Gewohnheiten zu fördern?
Da Gewohnheiten Produktivität und Arbeitsengagement von Mitarbeitenden fördern, kann es auch für Unternehmen lohnend sein, Mitarbeitenden in der Entwicklung wünschenswerter Arbeitsgewohnheiten zu unterstützen. Dafür gibt es verschiedene Ansätze:
- Vermittlung von Wissen: Mitarbeitende können in Workshops oder E-Learning-Angeboten über positive Effekte von Gewohnheiten aufgeklärt und dazu angehalten werden, die eigenen Arbeitsgewohnheiten zu reflektieren.
- Förderung von Gewohnheiten und Routinen auf Unternehmensebene: Der Aufbau von Gewohnheiten kann durch Angebote auf Unternehmensebene unterstützt werden. Es können beispielsweise Sportangebote für bewegte Pausen gemacht oder feste Fokuszeiten für das gesamte Team festgelegt werden. Darüber hinaus entwickeln viele Unternehmen routinemäßige Abläufe, deren Konsequenzen für das Individuum reflektiert werden sollten.
Offene Fragen
Die Studie von Trenz und Keith (2024) deutet darauf hin, dass Wenn-Dann-Pläne für den Aufbau von Arbeitsgewohnheiten längerfristige Effekte haben können, allerdings war die Follow-up-Periode mit zwei Wochen recht kurz. Insgesamt ist die Befundlage zur langfristigen Haltbarkeit uneinheitlich: Während einige Studien ein rasches Nachlassen der Effekte berichten (Breitwieser et al., 2021), finden andere Hinweise auf Wirkungen über mehrere Jahre hinweg (Brandstätter et al., 2003; Martin et al., 2011). Vor diesem Hintergrund besteht weiterer Forschungsbedarf zu langfristigen Effekten über längere Follow-up-Zeiträume.
Fazit
Gewohnheiten prägen einen Großteil unseres Handelns. Das gilt nicht nur im Privaten, sondern auch im Berufsalltag. Da Gewohnheiten automatisch ablaufen, können sie Zeit und Ressourcen sparen. Umso wichtiger ist es für Einzelne wie für Unternehmen, Arbeitsgewohnheiten bewusst zu reflektieren und gezielt solche zu fördern, die mit persönlichen Zielen und organisationalen Anforderungen übereinstimmen. Einen wirkungsvollen Ansatz zur Etablierung erwünschter Gewohnheiten bietet die Strategie der Wenn-Dann-Pläne. Durch die tägliche Anwendung dieser Strategie lässt sich gewünschtes Verhalten gezielt aufbauen.
