Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitender fördert die Arbeitszufriedenheit, den Teamerfolg und verringert die Personalfluktuation. Für ein gelungenes Onboarding spielen neben der Strukturierung und Standardisierung des Prozesses auch die Vermittlung der Unternehmenskultur und die Persönlichkeit der Bewerbenden eine Rolle.
Onboarding sollte als systematischer Integrationsprozess in das jeweilige Team als auch in das gesamte Unternehmen verstanden werden. Das Onboarding zu strukturieren und auch zu standardisieren, erweist sich als sinnvolle Personalentwicklungsmaßnahme für jedes Unternehmen, unabhängig von dessen Größe.
Strukturierung des Onboardings
Im Onboarding-Prozess lassen sich grob inhaltliche und soziale Integrationsmaßnahmen unterscheiden. Die inhaltlichen Faktoren, sogenannte „hard facts“, umfassen beispielsweise die Einführung in das IT-System, die Klärung des zukünftigen Aufgabenbereichs und die Vermittlung von unternehmensspezifischem Wissen. Doch auch der sozialen Integration sollte genug Zeit eingeräumt werden. Teamevents und Feedbackrunden können den neuen Kolleg*innen helfen, ihren Platz im Unternehmen zu finden und nachhaltig eine angenehme Kommunikations- und Vertrauensebene schaffen.
Um eine tiefgehende Integration neuer Mitarbeitender ins Unternehmen zu gewährleisten, ist es sinnvoll, den Onboarding-Prozess über die gesamte Probezeit zu erstrecken oder zumindest über einen Zeitraum von sechs Monaten (Saks, Uggerslev & Fassina, 2007). Durch regelmäßigen Austausch mit Team und Vorgesetzten, besonders in der ersten Zeit im neuen Unternehmen, kann sichergestellt werden, dass der*die Neue sich wohlfühlt und sich mit dem Unternehmen identifiziert sowie bestmöglich an die neuen Arbeitsaufgaben herangeführt wird. Neuankömmlinge sollten ermutigt werden, aufkommende Unsicherheiten und Unklarheiten anzusprechen, damit diese schnell ausgeräumt werden können.
Besonders zu Beginn des neuen Jobs sollte der Elan und Enthusiasmus der neuen Mitarbeitenden gekonnt in die richtigen Bahnen geleitet werden, um diese langfristig aufrecht zu erhalten. Fühlt jemand sich schon zu Beginn nicht wohl im neuen Unternehmen, ist dieser Eindruck später schwer zu korrigieren. Folgen können verminderte Motivation, ein erhöhtes Stressniveau oder teaminterne Streitigkeiten sein.
Standardisierung des Onboardings und Aufgabenverteilung im Team
Um den Erfolg des Onboarding-Prozesses zu gewährleisten, ist es sinnvoll, die damit verbundenen Aufgaben im Team klar aufzuteilen. Wenn jede*r Mitarbeitende von der Komplexität und Wichtigkeit des Onboardings für den späteren Teamerfolg und die Arbeitszufriedenheit weiß, kommt das dem Prozess zugute.
Eine besondere Verantwortung trägt dabei das Recruiting und die Personalabteilung, die die Ersten sind, die mit den Bewerbenden in Kontakt kommen. Bereits ein aussagekräftiges und zielgruppengerichtetes Recruiting, das darauf abzielt, zum Unternehmen passenden Bewerbende anzusprechen, kann als Teil eines erfolgreichen Onboardings verstanden werden.
Auch die Vorgesetzten sollten sich jederzeit bewusst machen, wie wichtig ein gelungenes Ankommen neuer Teammitglieder ist. Allerhöchste Priorität hat es, die Anforderungen und Ziele an die Mitarbeitenden sowie gemeinsame Erwartungen frühzeitig abzugleichen. Unterstützend kann ein Entwicklungsplan ausgemacht werden, der Entwicklungsfelder und Ziele zeitlich und inhaltlich definiert. Eine eindeutige und offene Kommunikation und Feedbackkultur erleichtert neuen Teammitgliedern das mentale Ankommen im Unternehmen und hilft dabei, Vertrauen aufzubauen.
Die Unternehmenskultur
Schon während des Bewerbungsprozesses und der Personalauswahl ist es wichtig, dass Charakter und Werte des Unternehmens kommuniziert werden. Im Falle einer Stellenausschreibung sollten sie bereits aus dieser hervorgehen.
Im Bewerbungsprozess sollte dann von den Recruiter*innen sichergestellt werden, dass der*die Bewerbende die Unternehmenswerte teilt und bereit ist, sich in bestehende Strukturen einzugliedern. Die Kommunikation der im Unternehmen gelebten Werte und Normen sollte dann über die gesamte Onboarding-Zeit, und natürlich auch darüber hinaus, fortgesetzt werden.
Bereits früh im Integrationsprozess sollten Hierarchien und deren Aufbau geklärt werden. Auch die Frage nach bestimmten Verhaltensformen oder „ungeschriebenen Gesetzen“ ist bedeutend. Es kann außerdem hilfreich sein, dem*der neuen Mitarbeitenden eine*n Mentor*in an die Seite zu stellen, der*die schon lange im Unternehmen tätig ist. Ob dies das Ankommen im Unternehmen unterstützt, ist auch maßgeblich vom Alter und der Arbeitserfahrung des*der neuen Mitarbeitenden abhängig. So braucht ein*e Berufseinsteiger*in vermutlich mehr Unterstützung als jemand, der*die bereits seit 50 Jahren im Berufsleben aktiv ist.
Erfolgreiches Onboarding beginnt schon im Bewerbungsprozess (Foto: Edmond Dantès - pexels.com)
Die Bedeutung der Persönlichkeit
Einen maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg von Onboarding-Maßnahmen hat außerdem die Persönlichkeit der neuen Teammitglieder. Während des Recruiting-Prozesses sollte diese bereits bestmöglich erschlossen werden, um passende Handlungsfelder und Potenziale der neuen Mitarbeitenden früh auszumachen. Auch das Einfinden im Team und die dafür nötige Unterstützung kann mit einer Persönlichkeitsanalyse besser abgeschätzt werden.
Bei der Erfassung der Persönlichkeit sind drei Bereiche von großer Bedeutung: Die Charaktereigenschaften, die Motive und die Kompetenzen. Vom Persönlichkeitsprofil ausgehend können die Verantwortlichen der Personalabteilung oder Coaches eine gute Begleitung während des Onboardings gewährleisten.
Extravertierte Menschen werden vermutlich schnell selbstständig Kontakt zur Kollegschaft suchen, während es Introvertierten helfen kann, durch Gruppenaufgaben oder Teamevents aktiv eingebunden zu werden. Wenn eine Person ein stark ausgeprägtes Beziehungsmotiv hat, sollte darauf geachtet werden, dass es genügend Zeit für Austausch mit dem Team gibt, während es einer Person mit hohem Leistungsmotiv möglicherweise wichtiger ist, direkt klare Aufgabenbereiche und eigene Verantwortung zu besitzen.
Die Kompetenzen geben Aufschluss darüber, wo eine Person sich im Unternehmen gut einfindet, was ihr leicht- und was ihr möglicherweise schwerfällt. So kann es einer sehr dominanten Persönlichkeit Schwierigkeiten bereiten, bei Teamaufgaben keine leitende Rolle einzunehmen. Durch die Erschließung der Persönlichkeit können also Verhaltensweisen abgeleitet werden, die sich auf langfristige Ziele wie Leistung, Akzeptanz und Engagement auswirken.
Ein gutes Onboarding beginnt also schon lange vor der Einstellung des*der neuen Mitarbeitenden und wird vom gesamten Team sowie den Vorgesetzten mitgetragen. Eine langfristige Strukturierung des Prozesses hilft dabei, sowohl die „hard facts“ zu vermitteln als auch die Persönlichkeit des*der Neuen zu berücksichtigen.
Literatur
Saks, A. M., Uggerslev, K. L. & Fassina, N. E. (2007). Socialization tactics and newcomer adjustment: A metaanalytic review and test of a model. Journal of Vocational Behavior, 70 (3), 413-446. doi: 10.1016/j.jvb.2006.12.004
