Für viele gilt als selbstverständlich: Wer produktiv sein möchte, sollte seinen Tag planen. Doch Unvorhergesehenes gehört zum Alltag, und Pläne lassen sich nicht immer einhalten. Wie eine aktuelle Studie zeigt, kann Planung in solchen Fällen auch negative Folgen haben.
Wer seinen Arbeitstag plant, nimmt mögliche Handlungen und ihre Konsequenzen gedanklich vorweg und legt so geeignete Handlungsschritte fest, um persönliche und arbeitsbezogene Tagesziele zu erreichen (Frese et al., 2015; Hayes-Roth & Hayes-Roth, 1979). Beispielsweise könnte man das Ziel haben, eine wichtige Kundenpräsentation für den nächsten Morgen vorzubereiten. Um einen geeigneten Plan zu entwickeln, würde man notwendige Schritte durchgehen, Prioritäten setzen und könnte so zu dem Schluss kommen, dass man die Auswertung der Projektergebnisse noch am selben Tag abschließen sollte, um die Präsentation rechtzeitig zu dem Termin fertigzustellen.
Eine solche Planung sollte die Produktivität steigern, indem sie festlegt, wann, wo und wie zielrelevante Handlungen stattfinden. Zugleich erleichtert sie die Priorisierung von Zielen. Wer konkrete Schritte festlegt, geht eher davon aus, ein Ziel tatsächlich zu erreichen, und misst ihm entsprechend größere Bedeutung bei. Dadurch fällt es leichter, dieses Ziel gegenüber anderen zu priorisieren (Gollwitzer, 2012). So wird es beispielsweise wahrscheinlicher, an einer anstehenden Präsentation zu arbeiten als an einem Bericht, der erst in vier Wochen fällig ist. Zahlreiche wissenschaftliche Studien stützen diese Annahme und zeigen, dass Planung den Zielfortschritt und somit die Produktivität fördert (Sheeran et al., 2025).
Während die positiven Effekte von Planung auf die Produktivität gut belegt sind, ist bislang weniger erforscht, wie sich Tagesplanung auf das subjektive Wohlbefinden und insbesondere auf das Stressempfinden auswirkt.
Wünschenswerte Effekte von Planung für das Stressempfinden
Dass Planung Produktivität und Zielfortschritt steigert, könnte zunächst mit wünschenswerten Effekten für das Stressempfinden verbunden sein. Nach etablierten psychologischen Theorien entsteht Stress vor allem dann, wenn Menschen ihre eigenen Ressourcen als unzureichend einschätzen, um eine herausfordernde Situation oder Aufgabe (Stressor) zu bewältigen (Lazarus & Folkman, 1984, 1987). Herausfordernde Arbeitsziele können Stress auslösen, da sie Anforderungen darstellen, die bewältigt werden müssen. Wer durch Planung den Eindruck gewinnt, bei einem Ziel gut voranzukommen, erlebt in der Regel weniger Stress, weil Fortschritt signalisiert, dass die nötigen Fähigkeiten und Ressourcen vorhanden sind. Bleibt dieser Fortschritt aus, können hingegen Zweifel an den eigenen Fähigkeiten entstehen und das Stressempfinden kann steigen. Menschen, die die Erreichung eines Ziels planen, sollten demnach weniger Stress verspüren, wenn ein Ziel erreichbar ist und sie dank der Planung gute Fortschritte machen.
Potenziell unerwünschte Effekte von Planen
Planung ist jedoch keine Garantie für das Erreichen von Zielen. Unvorhergesehene Ereignisse sind fester Bestandteil des Arbeitsalltags. So können etwa bei Beschäftigen mit Kindern Krankheitsfälle oder Kitaausfälle den Tagesablauf durcheinanderbringen. In anderen Fällen stören technische Probleme, Krankheitsausfälle im Team oder andere Unterbrechungen die Einhaltung von Tagesplänen.
Genau hier liegt eine Tücke. Wer durch Planung genau festlegt, was wann und wie nötig ist, um ein Ziel zu erreichen, entwickelt eher das Gefühl, den Erfolg kontrollieren zu können, und erwartet entsprechend, das Ziel auch tatsächlich zu erreichen (Gollwitzer, 2012). Das führt meist zu größerer Anstrengung und dazu, dass Erfolge wie Misserfolge eher den eigenen Fähigkeiten als externalen Faktoren zugeschrieben werden (Bieleke et al., 2021).
Scheitert der Plan und wird das Ziel verfehlt, sind diese Mechanismen kontraproduktiv. Denn der hohe Einsatz an Energie und Ressourcen sowie das ausgeprägte Verantwortungsgefühl können Zweifel an den eigenen Fähigkeiten verstärken. Die Folge: Die Zielverfehlung wird intensiver erlebt, die Frustration steigt und der wahrgenommene Stress nimmt zu.
Studie zeigt: Planen kann bei Zielverfehlung mit erhöhtem Stress einhergehen
In einer kürzlich veröffentlichten Studie wurden die Effekte täglicher Planung auf das Stresserleben systematisch untersucht (Trenz & Keith, 2026). Dafür wurden 192 Beschäftigte aus verschiedenen Branchen über fünf Tage hinweg zweimal täglich befragt. Die Teilnehmenden setzten sich jeweils ein anspruchsvolles arbeitsbezogenes Tagesziel und gaben an, inwieweit sie dessen Umsetzung geplant hatten. Am Abend wurde erfasst, ob das Ziel erreicht wurde und wie stark das Stresserleben ausgeprägt war.
Insgesamt kam die Studie zu folgenden Ergebnissen:
- Bei erreichbaren Zielen kann Planen den wahrgenommenen Stress reduzieren:
An Tagen, an denen Beschäftigte ihre Ziele erreichen konnten, erzielten sie umso größere Fortschritte und berichteten von geringerem wahrgenommenem Stress, je mehr sie ihre Zielerreichung geplant hatten. - Werden Ziele verfehlt, kann Planen den wahrgenommenen Stress verstärken:
An Tagen, an denen Beschäftigte ihre Ziele verfehlten, berichteten sie besonders hohen wahrgenommenen Stress, wenn sie die Zielerreichung zuvor stärker geplant hatten.
Planung richtig einsetzen: So profitieren Beschäftigte davon
1. Positive Effekte von Planen nutzen
Planen kann den täglichen Fortschritt bei Zielen steigern und so das Stresserleben verringern, solange die Ziele auch tatsächlich erreicht werden. Entsprechend sollten Sie Ihre Ziele möglichst detailliert und realistisch planen. Dafür gibt es verschiedene Strategien. Eine Möglichkeit ist, Ziele zu priorisieren und konkrete Handlungen festen Zeitfenstern zuzuordnen, zum Beispiel: „Datenauswertung von 14 bis 16 Uhr, Folien Erstellen von 16 bis 18 Uhr.“ Alternativ oder zusätzlich können sogenannte Wenn-dann-Pläne helfen, bei denen genau festgelegt wird, wann, wo und wie Sie an der Zielerreichung arbeiten. Beispielsweise: „Wenn ich aus der Mittagspause komme, dann setze ich mich sofort an die Folien.
2. Negative Effekte vermeiden
Um negative Effekte von Planen im Falle einer Zielverfehlung zu vermeiden, sollten Sie sich bewusst machen, dass Planen keine Garantie dafür ist, dass Sie das Ziel tatsächlich erreichen können. Überlegen Sie, was Sie in diesem Fall tun können. Eine Möglichkeit wäre es, Back-up-Pläne zu entwickeln, wie genau Sie in diesem Fall reagieren wollen (Parke et al., 2018). Zum Beispiel: Wenn ich während der Arbeit aufgrund von Meetings, Telefonaten oder anderen Unterbrechungen nicht dazu komme, meine Aufgaben für das Tagesziel zu erledigen, nutze ich die Zeit auf dem Weg nach Hause oder in einer ruhigeren Phase des Tages, um diese Aufgaben nachzuholen.
In Fällen, in denen solche Backup-Pläne nicht oder nicht mehr greifen, lohnt es sich, auf Emotionsregulationsstrategien zu setzen (Keith & Frese, 2005; Pogrebtsova et al., 2022), um mit dem wahrgenommenen Stress umzugehen. Beispielsweise könnten Sie versuchen, die Verfehlung des Ziels als Lernerfahrung neu zu bewerten: „Okay, das Ziel habe ich heute nicht vollständig erreicht, aber ich habe wichtige Teilschritte erledigt und wertvolle Erfahrungen gesammelt. Morgen kann ich darauf aufbauen.“
Unterstützung auf Unternehmensebene
Auch für Unternehmen kann es sich lohnen, Beschäftigte gezielt bei der Selbstregulation zu unterstützen und sie zum Planen zu ermutigen, um Fortschritt und Produktivität zu steigern. Planungsstrategien lassen sich dafür etwa über einfache E-Learnings oder in Workshops und Seminaren vermitteln.
Dabei ist es jedoch entscheidend, dass Planung nicht zusätzlichen Stress erzeugt. Denn Stress am Arbeitsplatz gilt als einer der wichtigsten Risikofaktoren für verschiedene körperliche und psychische Erkrankungen wie Herz-Kreislauf-Leiden oder Burnout (Guthier et al., 2020; Isoard-Gautheur et al., 2019). Umso wichtiger ist es, Beschäftigte auch im Umgang mit Zielverfehlungen zu unterstützen, etwa durch die Vermittlung von Emotionsregulationsstrategien wie Neubewertung oder gezielte Mindset-Übungen.
Fazit
Planen ist eine zentrale Strategie, die Zielfortschritt und Produktivität fördern und das Stresserleben reduzieren kann. Gleichzeitig kann Planung unerwünschte Effekte entfalten, wenn Ziele nicht erreicht werden. Um die Vorteile zu nutzen und negative Folgen zu vermeiden, sollten Beschäftigte realistisch und detailliert planen, mögliche Zielverfehlungen einbeziehen und diesen mit flexiblen Alternativplänen oder Emotionsregulationsstrategien begegnen. Unternehmen können sie dabei durch gezielte Lernangebote und Workshops unterstützen.
