Fünf Erfolgsgeheimnisse hybrider Teams

Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Das ergeben nicht zuletzt die Befragungsergebnisse des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (2022). Wie sich hybride Teamarbeit so gestalten lässt, dass Ihre Teams erfolgreich zusammenarbeiten können, schildern Ihnen unsere Autorinnen Gesine Engelage-Meyer und Sonja Hanau.

Hybride Teamarbeit ist viel mehr als Technik und Hybride Meetings. Es geht vor allem um bewusst gestaltete Kultur. Dabei gibt es keine einfach zu kopierenden „Best Practices“, sondern nur iterativ entwickelte „Good Practices“. Eine positive Haltung gegenüber Fehlern dient dabei als entscheidender Erfolgshebel. Ein unerlässlicher Startpunkt für produktive und motivierte Zusammenarbeit – egal wann und wo – ist zunächst ein klar vereinbartes und visualisiertes „Warum“.

Die Abbildung zeigt einen großen Kreis, der die hybride Zusammenarbeit symbolisiert. Darin ist ein kleiner Punkt, der für hybride Meetings steht.

Hybride Meetings als kleiner Teil hybrider Zusammenarbeit (Abbildung: Sonja Hanau und Gesine Engelage-Meyer)

Hybride Teamarbeit steht für zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit (Engelage-Meyer & Hanau, 2022). Örtlich gesehen findet sie nicht mehr wie früher nur primär im Büro vor Ort statt, sondern auch Remote von zu Hause oder an jedem anderen passenden Ort. Zeitlich betrachtet verschiebt sich der Fokus von synchroner, zeitgleicher Arbeit (zum Beispiel in Meetings) zur asynchronen, zeitversetzten Teamarbeit (zum Beispiel über Taskboards oder digitale Whiteboards).

Die Abbildung zeigt die drei Räume hybrider Teamarbeit (vor Ort, online, asynchron).

Die 3 Räume hybrider Teamarbeit (Abbildung: Sonja Hanau und Gesine Engelage-Meyer)

Digitale Werkzeuge bilden das neue digitale Büro

Als sich Arbeit noch primär im Büro abgespielt hat, gab der vertraute Ort uns Orientierung, Struktur und die Möglichkeit zum unkomplizierten Austausch. Ohne diese feste Basis braucht die Zusammenarbeit eine neue, digitale Zentrale. Hybride Teams bedienen sich einer Vielzahl digitaler Werkzeuge, die alle gemeinsam haben, dass sie zentralen Zugriff erlauben und dezentrale Kommunikation, wie z. B. per E-Mail, ablösen. Dazu gehören Taskboards, digitale Whiteboards und die strukturierte Nutzung von Kommunikationskanälen, wie zum Beispiel in Microsoft Teams oder Slack. Wichtig dabei: Werkzeuge sind immer nur Mittel zum Zweck. Es braucht klare Vereinbarungen dazu, wozu welches Werkzeug dient und mit welcher vereinbarten Struktur es genutzt wird.

Asynchrones Arbeiten setzt sich durch

E-Mail galt lange Zeit als das asynchrone Kommunikationsmedium schlechthin. Es mehren sich jedoch immer mehr Stimmen und Studien, die davon ausgehen, dass eine andere Form der digitalen Kommunikation die E-Mail in den nächsten drei Jahren vollständig ersetzen wird (Herrmann, 2019). Und tatsächlich ist auffällig, dass erfahrene hybride Teams sich durch zwei Merkmale auszeichnen:

  1. Intern werden keine E-Mails geschrieben.
  2. Es wird erstaunlich wenig Zeit in Meetings verbracht.

Austausch findet natürlich statt, aber viel gezielter in zentral verfügbaren, digitalen Kanälen. Die unkomplizierte, kurze Klärung zum Beispiel über den Chat. Oder Updates zum Stand von Arbeitsaufgaben, die transparent über das Taskboard geteilt werden. Arbeitsinhalte wiederum befinden sich für die kollaborative Bearbeitung auf dem Sharepoint.

Wenn Meetings – dann mit Methode

Meetings bestimmen in klassischen Teams den Arbeitsalltag. Eine Studie von Microsoft verdeutlicht, dass sich das Phänomen „Meeting-Marathon“ seit Beginn der Pandemie verstärkt hat und beziffert den Anstieg der Anzahl von Meetings mit 55 % (Spataro, 2020). Wenn erfolgreiche hybride Teams ein Meeting einberufen, dann stellen sie sicher, dass sie die wichtigsten Hebel für produktive Meetings auch bedienen (Engelage-Meyer & Hanau, 2022):

  • Die Meetings haben ein Ziel und sind gut vorbereitet.
  • Es gibt vereinbarte Prinzipien.
  • Es wird mit Timeboxen gearbeitet.
  • Alle haben die Möglichkeit, sich einzubringen.
  • Ergebnisse werden transparent festgehalten.
  • Persönlicher Austausch hat Platz.
  • Am Ende gibt es eine kurze Retrospektive.

Da Meetings nur noch für komplexe und/oder emotionale Themen angesetzt werden, bleibt genug Zeit und Fokus, sie entsprechend vor- und nachzubereiten. Für alle anderen Themen gilt das Prinzip „asynchron vor synchron“.

Fehler als Gelegenheit zum Lernen

Erfolgreiche hybride Teams zeichnen sich durch ein hohes Maß an psychologischer Sicherheit aus. Es ist möglich, Fragen zu stellen, Fehler zuzugeben, Informationen zu teilen und offen Position gegen einen Vorschlag zu beziehen. Das Experimentieren und Ausprobieren sind ausdrücklich erwünscht. Wenn Experimente dann auch mal scheitern, beginnt nicht die Suche nach der oder dem Schuldigen, sondern das neugierige Erkunden der Lernerkenntnisse. So entstehen schneller bessere Lösungen, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt. Teams bei Google mit ausgeprägter psychologischer Sicherheit sind beispielsweise laut einer internen Studie die effektivsten (The Google re:Work team, 2016). Da es beim Thema hybride Teamarbeit weniger um „Best Practices“ als vielmehr um „Good Practices“ geht, ist das Fehler machen und daraus lernen unerlässlich und es kommt für Führungskräfte vor allem auf das Vorleben einer positiven Haltung gegenüber Fehlern an.

Am Anfang steht immer die Frage nach dem „Warum“

Was erfolgreiche, hybride Teams immer klar vor Augen haben, ist eine schlüssige Antwort auf die Fragen: „Warum kommen wir als Team zusammen? Und warum ist hybrid für uns der richtige Arbeitsmodus?“ Gemäß Simon Sinek (2014) ist es für wirksame Kommunikation entscheidend, diese Frage zu klären, bevor es um das „Wie“ (Arbeitsweisen, Werkzeuge, Prinzipien) und um das „Was“ geht (Aufgaben und Ergebnisse). Hybride Teams navigieren oft auf unbekannten Gewässern und das als einzelne Boote und nicht mehr als großer Tanker. Gibt es jedoch eine gemeinsame Richtung, dann geht es gemeinsam gut voran.

Erfolgreiche hybride Teams gestalten ihre Zusammenarbeit bewusst und behandeln sie nicht mehr als Zufallsprodukt. Und das jeden Tag aufs Neue, Schritt für Schritt. Wer also selbst hybrid erfolgreicher zusammenarbeiten will, der fängt am besten direkt an, zum Beispiel mit einem klaren Ziel für das nächste Meeting oder einer E-Mail, die zur Karte auf dem Taskboard wird.

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Zum Weiterlesen

[Werbung] Engelage-Meyer, G; Hanau, S. (2022): Mit hybriden Teams mehr erreichen. Business Village: Göttingen.

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