Effizient kommunizieren in virtuellen Meetings

Virtuelle Kommunikation ist in den letzten Monaten zum Trend geworden, obwohl sie keine neue Erfindung ist. Vor der Umstellung sollten jedoch einige Rahmenbedingungen geklärt werden. Wie und mit welchen Tools gelingt effiziente Kommunikation in virtuellen Meetings?

Wenn Menschen zusammenarbeiten und sich nicht physisch sehen können, müssen neue Wege gefunden werden, wie sie effektiv kommunizieren können. Einer der größten Fehler, den viele Unternehmen bei der digitalen Transformation machen, ist das Vorantreiben der Zusammenarbeit noch bevor sie über eine angemessene Kommunikationskultur nachdenken und eine passende Kommunikationsinfrastruktur wählen.

Was ist also zu tun, damit virtuelle Kommunikation gut und effizient ist?

Kommunikationsrichtlinien festlegen

Zunächst ist es empfehlenswert unternehmensweite Kommunikationsrichtlinien festzulegen. Folgende Fragen sollten im Vorfeld beantwortet werden:

• Wann sollte eine Videokonferenz stattfinden?
• Wie sollte miteinander für welchen Zweck kommuniziert werden?
• Welche Routinen sind nötig und wichtig?
• Wie wird mit verschiedenen Themen umgegangen?
• Wie und wann wird Feedback gegeben?

Eine zu „flapsige“ Sprache oder mehrdeutige Abkürzungen können zu Irritationen, Verletzungen und Missverständnissen führen. Alle Beteiligten sollten diesbezüglich ein gemeinsames Verständnis aufbauen und Kommunikationsregeln einhalten.

Kommunikationsprozesse für unterschiedliche Gesprächsarten etablieren

Neben den genannten Kommunikationsrichtlinien sind auch Prozesse und Werkzeuge sowie die Sicherheit der Dokumentation exakt zu definieren und zu etablieren.

Die modernen Kommunikationsmedien bieten uns viele verschiedene und sehr gute Möglichkeiten zum virtuellen Austausch und zur Zusammenarbeit. Es ist wichtig, sie sinnvoll für verschiedene Arten von Gesprächen und Meetings zu nutzen. Dazu zählen:

• Informelle Gespräche
  Bei virtueller Zusammenarbeit entfallen informelle Gespräche im Kollegenkreis weitestgehend, da es z. B. in der Regel keine gemeinsamen Pausen mehr gibt. Es ist allerdings kein Geheimnis, dass Zeit für virtuelles Plaudern und Lachen sehr gut angelegt ist. Sie sollte in den Arbeitsalltag integriert werden, als Teil der Meetings oder im Anschluss. Es können aber auch unabhängig von Meetings Chatgruppen angelegt werden, in denen das Verschicken von Bildern, Gifs usw. erlaubt wird. Der Vorteil ist hierbei, dass diese auch für die asynchrone Kommunikation geeignet sind. Hierfür eignen sich Tools wie Slack, WhatsApp oder Skype for Business. 
• Formelle Gespräche  
  Offizielle Angelegenheiten oder Entscheidungen sollten per E-Mail verschickt werden oder an einem gemeinsamen Ort abgelegt werden, damit alle Teammitglieder zu jeder Zeit Zugriff darauf haben. Projektmanagementplattformen, wie Trello oder Mural sind hierfür gut geeignet. Es ist zu beachten, dass Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen eingehalten sowie Zugriffsrechte auf bestimmte Unterlagen vergeben werden. Nachrichten sollten nur während der Bürozeiten verschickt werden und Notfallkommunikation per Telefon erfolgen.

Passende Tools für verschiedene Meetingarten

Es ist sinnvoll, für Video-Meetings klare Vorgehensweisen zu definieren. Es sollten beispielsweise nur Personen eingeladen werden, die aktiv zum Geschehen beitragen. Teammitglieder, die nicht am Meeting teilnehmen, sollten vorab informiert werden, dadurch fühlen sie sich involviert und wertgeschätzt.

• Meetings zur Informationsweitergabe und -gewinnung
  Hier werden Informationen übermittelt, wie z. B. der Projektstatus, neue Erkenntnisse, Ergebnisse usw. Zum Sammeln von Fragen eignen sich die Chatfunktion oder auch externe Abfrageapplikationen, wie Mentimeter oder slido. Der Vorteil dieser Tools ist, dass die Fragestellungen für alle Teilnehmenden sichtbar gemacht werden können. 
• Zusammenarbeitsmeetings
  Hier steht gemeinsames Erarbeiten von neuen Vorgehensweisen im Vordergrund. Brainstorming und Diskussion zählen zu den häufigsten Kommunikations- und Arbeitsmethoden. Werkzeuge, die eine gemeinsame Bearbeitung synchron und asynchron ermöglichen, wie etwa Google Docs, Google Jamboard App, Mind-Map-Werkzeuge oder auch Projektmanagementtools wie Mural sind empfehlenswert, weil das gesprochene Wort visualisiert werden kann. So werden Missverständnisse vermieden. Gleichzeitig werden die erarbeiteten Ergebnisse automatisch archiviert, was die Dokumentation erleichtert und die Gesprächsgrundlage für folgende Besprechungen sichert.
• Entscheidungsmeetings
  Entscheidungsvorschläge werden auf Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit usw. überprüft, Anhand gegebener Fakten wird entschieden. Diskussion, Konsensfindung und Abstimmung sind die hier vorherrschenden Methoden. Das Online-Werkzeug Acceptify hilft den Teilnehmenden, anhand von Bewertungen alternativer Lösungen dem Konsens möglichst nahe zu kommen. Für eine virtuelle Abstimmung gibt es verschiedene Werkzeuge, die gleichzeitig eine gute Dokumentationsform anbieten, wie etwa Mentimeter.

Weniger ist mehr

Auch wenn es so scheinen mag, dass die Hinzunahme eines weiteren Tools Vorteile bietet und die Mitarbeitenden produktiver macht, das Gegenteil ist wahr. Werden die Werkzeuge unabhängig voneinander von verschiedenen Abteilungen ausgewählt und übernommen, können Kommunikationssilos innerhalb der Organisation entstehen. Dies führt zur Ineffizienz und Frustration. Die Mitarbeitenden müssen oft nicht nur mit Zugriffsrechten kämpfen, sondern auch Informationen und Dateien manuell zwischen den Applikationen verschieben. Es kann zum Verlust von Dateien kommen.

Gute virtuelle Kommunikation als Grundlage für den Unternehmenserfolg

Ähnlich wie im persönlichen Kontakt werden auch in virtuellen Begegnungen soziale Kontakte gepflegt und gestärkt, über Standorte und Länder hinweg. Insbesondere, wenn sie über Videoformate organisiert werden, entsteht durchaus ein Gefühl von Zusammengehörigkeit und Nähe. Digitale Kommunikation, wenn richtig implementiert, macht die Arbeit im Unternehmen einfacher. Sie ermöglicht es z. B. Fachkräfte einzustellen, die auch unabhängig von ihrem Wohnort arbeiten können. Das trägt zur Wirtschaftlichkeit und zum Wettbewerbsvorteil bei.

Literatur

[Werbung] Schmitt, E. (2020). Virtuelle Meetings leiten. Bonn: managerSeminare Verlags GmbH.