Der Einstieg in eine neue Unternehmenskultur aus den eigenen vier Wänden klingt nach einem Widerspruch. Wie kann dies gelingen und warum können Gamification, Selbstmanagement und Proaktivität im virtuellen Onboardingprozess hilfreich sein?
Es ist Montagmorgen im Homeoffice, der Kaffee ist frisch aufgebrüht, der Laptop fährt gerade hoch. Dieser neue Tag markiert allerdings nicht nur einen neuen Wochenbeginn, sondern auch den ersten Tag im neuen Job. Viele Beschäftigte erlebten in den vergangenen Monaten genau diese Situation: Den Einstieg in eine neue Position. Anstelle jedoch dieses neue Kapitel dadurch zu beginnen, im Firmengebäude direkt beobachtbare Dinge und subtile Botschaften mit allen Sinnen aufzunehmen, ist das Fenster zur Unternehmenskultur heute ein 13-Zoll Bildschirm. Was sollten Organisationen, Führungskräfte und Teammitglieder in diesem Szenario umsetzen, damit neue Beschäftigte erfolgreich in die Unternehmenskultur integriert werden?
Zäumen wir das Pferd zunächst einmal von hinten auf. Wie können wir überhaupt bewerten, ob ein virtueller Onboardingprozess erfolgreich gewesen ist? Die Nürnberger Wirtschaftspsycholog*innen Klaus Moser, Roman Soucek, Natalie Galais und Colin Roth (2018) geben uns hierbei den entscheidenden Hinweis. Sie zeigen auf, dass Personalverantwortliche ihr Augenmerk auf fünf wichtige Onboardingziele richten sollten:
- Neue Beschäftigte sind befähigt, möglichst ohne unmittelbare gesundheitliche Risiken und rechtskonform zu arbeiten.
- Sie besitzen die notwendigen Kompetenzen und ein hohes Maß an Selbstwirksamkeit (der Glaube an die eigenen Fähigkeiten).
- Sie haben sich die Kultur mit ihren speziellen Werten und Umgangsformen zu eigen gemacht.
- Sie kennen die Anforderungen an die eigene Rolle.
- Sie haben sie die häufig stressbehaftete Einarbeitungszeit erfolgreich bewältigt.
Diese Ziele innerhalb von wenigen Monaten nach Arbeitsbeginn zu erreichen, stellt neue Beschäftigte bereits im Präsenzonboarding vor weitreichende Herausforderungen. Findet der Sozialisationsprozess im virtuellen Raum statt, scheint die Zielerreichung weitaus schwieriger. Nehmen wir also zunächst die bestehenden Erkenntnisse aus der Onboardingforschung und überlegen uns dann, wie wir diese auf den virtuellen Kontext übertragen können. Klein und Heuser (2008) zeigen, dass erfolgreiche Onboardingprozesse im Sinne der oben genannten Ziele aus drei Elementen bestehen:
Ein effektiver Integrationsprozess soll neuen Teammitgliedern alle notwendigen Informationen vermitteln (= „Informieren“), sie auf eine persönliche Art und Weise willkommen heißen (= „Willkommen heißen“) und ihnen die notwendige Unterstützung und Begleitung für eine zügige Einarbeitung an die Hand geben (= „Begleitung“). Literatur und Praxis geben uns hierbei zahlreiche Hinweise, wie der virtuelle Onboarding-Werkzeugkoffer zu füllen ist:
Informieren
1) Den Grundstein legen
Eine funktionsfähige technische Infrastruktur stellt sicher, dass alle folgenden Onboardingaktivitäten überhaupt erst ermöglicht werden und der Lernprozess zielorientiert beginnen kann. Stellen Sie daher sicher, dass neue Beschäftigte rechtzeitig mit dem passenden Equipment ausgestattet werden und genügend Zeit bekommen, sich mit der neuen Technik vertraut zu machen (z. B. Pavlina, 2020). Erstellen Sie z. B. Technikleitfäden, die neue Teammitglieder hierbei unterstützen und benennen Sie Technikbuddies als Ansprechpersonen.
2) Spielerisch den Einstieg finden
Die arbeitswissenschaftliche Forschung zeigt, dass die Integration von spielerischen Elementen in die Arbeit motivations- und lernförderlich ist. Stellen Sie neuen Beschäftigten daher technologische Innovationen aus dem Bereich der Gamification zur Seite. So konnte ein Forscherteam um Louisa Heimburger (2020) nachweisen, dass digitale Onboarding-Features wie das „Company-Quiz“, bei dem sich neue Mitarbeitende auf spielerische Art und Weise zu Fakten rund um das Unternehmen messen können, sowie ein digitaler „Onboarding-Baum“ zur Visualisierung des Onboardingfortschritts entscheidend zur Zufriedenheit der Beteiligten mit dem Onboardingprozess beitrugen.
Willkommenspakete und -karten sind eine gute Möglichkeit, neue Mitarbeitende schon vor dem offiziellen Start auf das Unternehmen und den zukünftigen Job einzustimmen. (Foto: Alleksana – Pexels.com)
Willkommen heißen
3) Vorfreude auf den ersten Arbeitstag erzeugen
Der Onboardingprozess beginnt nicht erst am ersten offiziellen Arbeitstag. Erzeugen Sie bereits in den Tagen und Wochen vor dem Einstieg emotionale Berührungspunkte mit dem neuen Unternehmen. So schickt etwa das Online-Versandhaus Zalando neuen Beschäftigten vor ihrem ersten Arbeitstag Willkommenspakete gefüllt mit Willkommenskarten oder Merchandise-Artikeln nach Hause. Google schickt neuen Teammitgliedern außerdem am Tag vor dem offiziellen Einstieg eine Info-Mail mit Tipps und Tricks für einen zügigen Onboardingprozess.
4) Aktiv Beziehungsaufbau betreiben
Der Aufbau von qualitativen Beziehungen zu Kolleg*innen im neuen Unternehmen ist gerade im virtuellen Kontext eine besondere Herausforderung. Ermutigen Sie daher neue Beschäftigte auch abseits von formellen Meetings informelle Austauschgelegenheiten aufzusuchen (Citrin & DeRosa, 2021). Zahlreiche Unternehmen experimentierten während der Corona-Pandemie etwa mit virtuellen Coffee-Talks, bei denen Beschäftigte in mehreren kurzen Runden zufällig digital auf andere Kolleg*innen treffen. So entsteht in kurzer Zeit ein breites Netzwerk, welches den Integrationsprozess weiter unterstützen kann.
Begleiten
5) Zum/zur Selbststarter*in werden
Unterstützen Sie neue Beschäftigte dabei den virtuellen Integrationsprozess aktiv selbst mitzugestalten. So können Beschäftigte etwa proaktiv Feedback hinsichtlich der eigenen Arbeitsleistung oder den Anforderungen an die eigene Rolle einholen, oder gezielt Ressourcen bei der Arbeit von zu Hause zu schonen (z. B. aktive Mittagspause). Derartig proaktive Verhaltensweisen lassen sich aktiv fördern, indem Beschäftigte etwa an Selbstmanagement-Trainings (z. B. Job Crafting-Methode; Demerouti & Bakker, 2014) teilnehmen. Auch kann die Führungskraft durch wertschätzende Verhaltensweisen sowie eine motivierende Kommunikation neue Beschäftigte dazu anregen, den Onboardingprozess zunehmend in die eigene Hand zu nehmen.
6) Einen Buddy zur Seite stellen
Der Wechsel in ein neues Unternehmen ist für viele Beschäftigte besonders im virtuellen Kontext mit einem hohen Maß an Unsicherheit verbunden. Um neuen Teammitgliedern diese Unsicherheit zu nehmen, reichen Kolleg*innen oder Führungskraft aus Zeitgründen oder Befangenheit häufig nicht aus. Das IT- und Beratungsunternehmen IBM stellt neuen Beschäftigten deshalb persönliche Coach*innen für die ersten 12 Monate zur Seite, die bei der kulturellen Integration und toolseitigen Einarbeitung unterstützen.
Fazit
Die beschriebenen Onboardingwerkzeuge machen deutlich, dass der virtuelle Integrationsprozess sorgfältig geplant und individualisiert werden sollte. Aus unserer Sicht werden sich über die Corona-Pandemie hinaus vor allem hybride Modelle des Onboardings durchsetzen. Denn gerade in wissensintensiven Arbeitskontexten, die sich durch eine intensive Teamkollaboration auszeichnen, sind emotionales und kognitives Vertrauen für Leistungsfähigkeit und Commitment hoch bedeutsam.
Sollten Sie sich an dieser Stelle die Frage stellen, ob es sich tatsächlich lohnt, all die vorgeschlagenen Maßnahmen umzusetzen, lohnt abschließend der Blick in eine groß angelegte US-amerikanische Studie zur Onboardingwirksamkeit: Die 230 befragten Unternehmen, die ein strukturiertes Onboarding betrieben, behielten 91 % der neu eingestellten Beschäftigten über das erste Jahr hinweg (Laurano, 2013). Man kann somit durchaus schlussfolgern: Der Aufwand zahlt sich aus!
