Bitte nicht stören! - Wie Ihre Mitarbeitenden fokussierter arbeiten können

Unterbrechungen während der Arbeit sind für die meisten Arbeitnehmenden nicht außergewöhnlich, doch Unternehmen kosten sie bares Geld: Wertvolle Arbeitszeit geht verloren, die Aufmerksamkeit sinkt, Stress und Zeitdruck steigen. Laut einer aktuellen Studie zählen Unterbrechungen, Meetings und Multitasking zu den Hauptzeitfressern, durch die Beschäftigte fünf Arbeitstage pro Monat verlieren. Mit sieben Maßnahmen können Sie dem Zeitverlust entgegenwirken.

Obwohl effizientes Arbeiten für Unternehmen essenziell ist, gehören teilweise überflüssige Meetings, Multitasking und Arbeitsunterbrechungen für viele Arbeitnehmende zum Alltag. Durch diese Fragmentierung der Arbeitszeit fällt es schwer, fokussiert zu arbeiten und sich vollständig einer Aufgabe zu widmen. Das ist sowohl für den Unternehmensprofit als auch für die Gesundheit und Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitenden schädlich.

Eine aktuelle Studie zeigt das Ausmaß des Problems

In einer Untersuchung von 2022 belegen Starker, Roos, Bracht und Graudenz diese Feststellung mit eindrücklichen Zahlen: Von Dezember 2021 bis Januar 2022 ließen sie 637 Beschäftigte aus 25 Unternehmen und 12 Branchen zu sechs Zeitpunkten während der Arbeit in einer Tagebuch-App protokollieren, wie oft sie Multitasking betrieben, wie gestresst sie sich fühlten und wie oft sie unterbrochen wurden oder von sich aus die Arbeit unterbrachen. Die meisten Unternehmen waren in der Wissensarbeit tätig und die Befragten waren durchschnittlich 38 Jahre alt, wobei das Geschlechterverhältnis ausgewogen war.

Zeitfresser 1: Unterbrechungen

Im Mittel kam es zu 15 Unterbrechungen pro Stunde, beispielsweise durch routinemäßiges Überprüfen des Postfachs und von Chats auf Neuigkeiten oder durch eingehende E-Mails oder Anfragen von Kolleg:innen. Nicht nur die Unterbrechung selbst führt zu einem Zeitverlust, sondern das Gehirn benötigt obendrein mindestens 15 % der eigentlichen Bearbeitungszeit zur Re-Fokussierung.

Zeitfresser 2: Multitasking

Multitasking klingt nach Effizienz? Weit gefehlt. Tatsächlich stiehlt auch Multitasking den Angestellten ihre Zeit. Werden nämlich parallel mehrere Aufgaben bearbeitet, erhöht sich die insgesamt notwendige Bearbeitungsdauer, Fehler nehmen um bis zu 18 % zu und der Stresspegel steigt, weil das Gehirn unentwegt zwischen den Aufgaben hin und her springt.

Zeitfresser 3: Meetings

Dem dritten Hauptzeitfresser sind Sie sicherlich auch schon begegnet: irrelevante oder ausufernde Meetings. In einer 40-Stunden-Woche saßen die Beschäftigten anderthalb Tage in Meetings, von denen sie nur 35 % als relevant für die eigene Tätigkeit wahrnahmen.

Die Fragmentierung der Arbeitszeit ist kostspielig

Fragmentierung verursacht unmittelbar Kosten für Unternehmen, da ein beachtlicher Teil der Arbeitszeit weniger effizient genutzt werden kann. Ganze fünf Arbeitstage gehen Vollzeitbeschäftigten pro Monat durch die genannten Zeitfresser verloren. Schätzungen der Studienautor:innen zufolge entstehen Unternehmen dadurch jährlich etwa 114 Milliarden Euro an Mehrkosten. Diese können weiter anwachsen, denn häufige Unterbrechungen und Multitasking stehen im Zusammenhang mit einem höheren Stresserleben und Zeitdruck, sodass Mitarbeitende tendenziell häufiger stressbedingt ausfallen oder ihr Arbeitspensum nicht in genügender Weise bewältigen.

Was Sie tun können

Die Zahlen von Starker et al. (2022) sind eindeutig und fordern zu Gegenmaßnahmen auf. Mit den Tipps des Forschungsteams können Sie der Fragmentierung durch eine neuroergonomische – also für das Gehirn optimierte – Arbeitsgestaltung effektiv entgegenwirken:

1. Fokuszeit

Fokuszeit, in der man sich gänzlich auf eine Aufgabe konzentrieren kann, macht sich abends in einem messbar niedrigeren Cortisolspiegel bemerkbar und steigert die Gedächtnisleistung. Schon 60 Minuten täglich haben diesen Effekt, weshalb Sie Ihre Mitarbeitenden jeden Tag für einen definierten Zeitraum in die konzentrierte Einzelarbeit schicken sollten.

2. Selektion von Tools

Angesichts der Vielzahl an digitalen Tools fühlten sich 40 bis 50 % der Befragten zeitweise überfordert. Zudem konnte die Studie zeigen, dass Fragmentierung bei einer höheren Anzahl verwendeter digitaler Tools wahrscheinlicher wird. Planen Sie daher vorab, welches Tool Sie wofür benötigen und einsetzen möchten. Gibt es z. B. nur eine Plattform zum Chatten mit Kolleg:innen, müssen Angestellte nur diese checken und nicht zusätzliche Messengerdienste überwachen.

3. Meetings sinnvoll einsetzen

In Anbetracht des immensen Zeitaufwands für Meetings, die mehrheitlich als aufgabenirrelevant erlebt werden, braucht Ihr Unternehmen klare Kommunikationsregeln und ein Konzept, welche Meetings mit welchem Ziel stattfinden sollen. Zwar liegen solche Pläne oft bereits vor, doch werden sie selten befolgt. Wenn Sie jedoch die Regeln für Meetings in eine unternehmensweite Strategie des effizienten, neuroergonomischen Arbeitens einbetten, dürften sie mehr Durchschlagkraft entfalten.

4. Digital Detox

Laut Duke und Montag (2017) nutzen Menschen ihr Smartphone etwa 160 Minuten pro Tag. Das Smartphone greift viel Aufmerksamkeit ab und kann die Produktivität stören. Verzichten Sie besser auf das Smartphone im Arbeitsalltag, denn selbst wenn Mitarbeitende arbeitsbezogene Nachrichten über ihr Handy empfangen, werden sie leicht durch private Mitteilungen abgelenkt.

5. Konzentrationskultur

Ständige Erreichbarkeit sorgt bis heute für Anerkennung, obwohl sie mit einer reduzierten Produktivität einhergeht (Starker et al., 2022). Kommunizieren Sie dem Personal lieber, dass konzentriertes Arbeiten Priorität hat und dafür neben regelmäßigen Pausen auch Zeitspannen der Nicht-Erreichbarkeit akzeptiert werden. Informieren Sie zudem Ihre Führungspersonen und Personalmanager:innen über die Nachteile von Fragmentierung für die Arbeitsleistung.

6. Fokussierung der Initiativen

Veränderungsprozesse nützen Unternehmen oft, doch passen Sie auf, dass Sie nicht zu viel gleichzeitig initiieren und den Überblick über Leitbildprozesse, New Work oder die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements verlieren. Indem Sie sich auf wenige Initiativen konzentrieren und in einen übergeordneten Plan einbetten, wird das Ziel der Maßnahmen klarer und eher erreicht.

7. Status-Analyse

Die Status-Analyse illustriert, wie verbreitet Fragmentierung und Multitasking in Ihrem Unternehmen sind und welche Folgen sie für die Arbeitsleistung und das Stresserleben haben. Auch ermöglicht sie die Evaluation der Wirksamkeit implementierter Gegenmaßnahmen.

Literatur

Duke, É., & Montag, C. (2017). Smartphone addiction, daily interruptions and self-reported productivity. Addictive behaviors reports, 6, 90-95. Online abrufbar unter: www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2352853217300159

Starker, V., Roos, K., Bracht, E. M., & Graudenz, D. (2022). Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen. Auswirkungen von Fragmentierung auf Produktivität und Stressentwicklung. Online abrufbar unter: https://nextworkinnovation.com/wp-content/uploads/2022/06/PMI_NWI_Tagebuchstudie-Arbeitsunterbrechungen-und-Produktivitaet_150622.pdf

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