Hohe Kosten, frühe Kündigungen, veränderte Erwartungen: Wer neue Mitarbeitende erfolgreich an Bord holen will, kommt an professionellem Onboarding nicht vorbei. Digitale Lösungen können dabei entscheidend helfen, sofern sie klug eingesetzt werden.
Warum digitales Onboarding jetzt Priorität hat
Wer heute Mitarbeitende verliert, zahlt dafür einen hohen Preis. Studien sprechen von bis zu 200 % des Jahresgehalts, die die Fluktuation mit sich bringt (Allen, 2010; Climek et al., 2022). Besonders kritisch ist, dass fast die Hälfte aller Neueinstellungen schon im ersten Jahr scheitert, was auch betroffene Teams und Unternehmensabläufe ins Straucheln bringt (Chillakuri et al., 2020). Eine wirksame Möglichkeit, diesem Problem zu begegnen, ist strukturiertes Onboarding. Es umfasst formale und informelle Praktiken, mit denen Organisationen den Einstieg erleichtern, etwa durch Trainings, digitale Begleit-Apps oder Mentoring (Klein & Polin, 2012; Mitschelen et al., 2025). Ziel ist es, Unsicherheit zu reduzieren und Bindung sowie Leistungsfähigkeit zu fördern.
Mehr als E-Mails: Was Onboarding leisten sollte
Onboarding ist mehr als ein freundlicher Willkommensgruß. Es geht darum, den Einstieg nicht nur administrativ und fachlich, sondern auch sozial und kulturell zu gestalten, um Sicherheit im neuen Arbeitsumfeld zu schaffen. Vier Dimensionen sind dafür entscheidend (Bauer, 2010; Sander et al., 2023):
- Die administrative Dimension umfasst organisatorische und rechtliche Grundlagen wie Verträge, Zugänge oder Arbeitssicherheit. Gut vorbereitet erleichtern sie den Einstieg.
- Die fachliche Dimension betrifft Rollen und Erwartungen: Neue Mitarbeitende brauchen Klarheit über Aufgaben und Abläufe, und sollten durch Schulungen Schritt für Schritt Orientierung bekommen.
- Hinzu kommt die kulturelle Dimension, die Werte, Normen und die Unternehmenskultur umfasst. Oft sind es unausgesprochene Regeln, etwa wie Meetings ablaufen, die neuen Mitarbeitenden Halt geben.
- Schließlich ist die soziale Dimension entscheidend. Kontakte im Team und darüber hinaus helfen neuen Mitarbeitenden, Anschluss zu finden, und sie bilden die Grundlage für die Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung. Gerade dieser Mix entscheidet, ob neue Mitarbeitende sich schnell zugehörig fühlen und motiviert bleiben oder ob Unsicherheit und Distanz die Oberhand gewinnen.
Zunehmend digital: Onboarding in der Transformation
Die Arbeitswelt wandelt sich rasant, und auch das Onboarding muss sich anpassen. In der Forschung spricht man hier von E-Socialization, also der Eingewöhnung neuer Mitarbeitender mit Unterstützung digitaler Medien (Gruman & Saks, 2018). Besonders jüngere Generationen erwarten personalisierte, digitale Erfahrungen in ihrem Onboarding. Apps, Portale und Lernvideos erleichtern den Einstieg in Kultur und Prozesse (Sani et al., 2022).
Digitale Onboarding-Plattformen sind zudem Teil der digitalen Transformation und verschaffen Unternehmen Wettbewerbsvorteile. Ziel ist es, neuen Mitarbeitenden eine virtuelle Erfahrung zu bieten, durch die sie schnell ins Unternehmen integriert werden und produktiv beitragen können. Gerade die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig diese Ansätze sind (Petrilli et al., 2022; Sani et al., 2022).
Erfolgsfaktoren aus der Praxis
Ein anschauliches Beispiel für digitales Onboarding ist der Prozesslotse: ein digitaler Begleiter, der neue Mitarbeitende Schritt für Schritt unterstützt – von der ersten Orientierung über wichtige Aufgaben bis hin zu Feedbackschleifen. Der Prozesslotse ist eine browserbasierte, modular aufgebaute Anwendung, die sowohl im Pre- als auch im Onboarding verwendet werden kann und auch mobil über das Smartphone zugänglich ist. Unternehmen können das fertige Tool mit vorgefertigten Inhalten nutzen, diese anpassen oder eigene Inhalte einstellen. Die Inhalte werden dabei zu einem strukturierten Prozess zusammengefügt, die das gesamte Onboarding abbilden. Zudem können verschiedene Personen Zugriff erhalten, etwa neue Mitarbeitende, Pat*innen, Führungskräfte oder das Sekretariat, sodass der Onboarding-Prozess gemeinsam gestaltet werden kann. Eine aktuelle Studie zeigt, dass solche Tools besonders wirksam sind, wenn sie Inhalte zielgruppenspezifisch aufbereiten und eine Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung wahren (Mitschelen et al., 2025). Wer in der IT startet, braucht andere Informationen als jemand im Vertrieb; solche Unterschiede gilt es zu berücksichtigen.
Doch auch das beste Tool ersetzt nicht den persönlichen Kontakt. Digitale Plattformen wirken nur, wenn sie durch soziale Begegnungen wie ein Kick-off-Meeting oder einen gemeinsamen Team-Lunch ergänzt werden. Für Mitarbeitende, die vollständig remote starten, kann das Onboarding zwar ausschließlich virtuell erfolgen; Studien zeigen jedoch, dass der Aufbau von Vertrauen und Bindung, beispielsweise in virtuellen Teams, erschwert ist. Fehlt der persönliche Kontakt, muss die Bindung im Onboarding über digitale Formate aktiv hergestellt werden, etwa durch interaktivere Formate oder digitale Treffen; andernfalls droht ein schwächeres Zugehörigkeitsgefühl (Petrilli et al., 2022; Schulze & Krumm, 2016).
Eine wichtige Rolle spiele Führungskräfte: Sie geben Orientierung, setzen Erwartungen und prägen die kulturelle Eingewöhnung. Über Tools wie den Prozesslotsen lassen sich solche Interaktionen unterstützen, etwa durch hinterlegte Leitfäden. Darin kann festgehalten werden, welche Personen mit neuen Mitarbeitenden über welche Themen sprechen. Das schafft Klarheit über Verantwortlichkeiten und Rollen. So werden Gespräche zielgerichtet geführt und einheitliche Abläufe im Onboarding sichergestellt. Dadurch wissen alle Beteiligten genau, wann sie gefragt sind, und neue Mitarbeitende erhalten ein strukturiertes, konsistentes Onboarding ohne Dopplungen.
Entscheidend ist auch, dass Onboarding keine Einbahnstraße ist. Wenn neue Mitarbeitende Erfahrungen und Ideen einbringen können, kann das die Wissensbasis des Unternehmens erweitern. Zugleich zeigen aktuelle Studien, dass Newcomer ihr Onboarding aktiv mitgestalten können – etwa indem sie reflektieren, gezielt Fragen stellen oder eigene Lernpfade entwickeln (Mitschelen & Kauffeld, 2025).
Häufige Stolperfallen – und wie Sie diese vermeiden
So wichtig gutes Onboarding ist, so häufig treten Probleme auf, die mit Tools wie dem Prozesslotsen vermieden werden können. Typisch ist die Tool-Überlastung: Zu viele Plattformen überfordern neue Mitarbeitende schnell. Besser sind wenige, intuitiv nutzbare Systeme und ein Tool, das alle integriert. Ein weiteres Risiko sind unklare Rollen. Führungskräfte und Onboarding Coaches sollten von Beginn an sichtbar sein, um die persönliche Verankerung zu schaffen. Klare Zuständigkeiten helfen; wer wofür verantwortlich ist, sollte von Beginn an festgelegt sein.
Auch die digitale Infrastruktur darf nicht unterschätzt werden. Wenn Zugänge, Geräte oder Systeme nicht von Tag eins bereitstehen, ist Frust vorprogrammiert. Ebenso problematisch ist ein „One size fits all“-Ansatz: Unterschiedliche Generationen und Berufsgruppen haben unterschiedliche Erwartungen. Wer darauf nicht eingeht, riskiert Enttäuschungen (Chillakuri et al., 2020; Mitschelen et al., 2025). Unternehmen können dem begegnen, indem sie Onboarding-Prozesse flexibel und individuell gestalten. Der Prozesslotse unterstützt dies, indem er unterschiedliche und personalisierte Inhalte für verschiedene Zielgruppen bereitstellt. So bleibt das Onboarding strukturiert und zugleich bedarfsgerecht.
Praxis-Tipps für den Alltag
- Früh starten: Pre-Boarding nutzen, um neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, etwa mit einer persönlichen Nachricht und vorbereiteten Zugängen.
- Gut vorbereiten: Geräte und Onboarding-Plan sollten schon vor Tag eins bereitstehen.
- Informationsflut kleinhalten: Zentrale Plattform nutzen, Inhalte schrittweise freischalten.
- Digitale Elemente kombinieren: Willkommenstreffen, Buddy-Lunch oder erstes Teammeeting geben sozialen Halt.
- Mit Modulen arbeiten: Verbindlicher Kern (Unternehmen, IT, Sicherheit) plus passgenaue Bausteine für Rolle, Standort oder Seniorität.
- Klare Rollen festlegen: Pat*innen erleichtern den Einstieg im Alltag, Führungskräfte klären Erwartungen und geben Feedback.
- Regelmäßige Check-ins einplanen: Frühe Termine können Fragen klären und Lernfortschritte sichtbar machen.
Blick in die Zukunft
Das digitale Onboarding entwickelt sich dynamisch weiter. Schon heute nutzen viele Unternehmen Gamification, etwa Quizformate oder Challenges, um Wissen zu vermitteln und Motivation zu steigern. Ein zweiter Trend sind KI-gestützte Lernpfade, die Inhalte individuell zuschneiden und damit passgenau auf Rolle und Vorwissen eingehen (Ritz et al., 2023). Gerade jetzt lohnt sich die Investition in ein strukturiertes, digitales Onboarding: Vor allem jüngere Generationen erwarten digitale und personalisierte Prozesse. Gleichzeitig verlangt der Fachkräftemangel von Organisationen, neue Mitarbeitende wirksam zu binden und Frühfluktuation zu vermeiden.
Fazit
Digitales Onboarding ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor. Wer neue Mitarbeitende von Anfang an strukturiert, persönlich und digital begleitet, reduziert die Fluktuation und stärkt die Bindung. Entscheidend ist die Mischung: Digitale Tools schaffen Effizienz und Orientierung, persönliche Kontakte geben Halt und Zugehörigkeit. Unternehmen, die Onboarding strategisch verstehen und kontinuierlich weiterentwickeln, sichern sich nicht nur motivierte Mitarbeitende, sondern auch einen klaren Vorteil im Wettbewerb um Talente. Digitales Onboarding zahlt damit direkt auf die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen ein.
